Αποθήκευσε και δούλεψε τα κείμενά σου σε Cloud

Ως επαγγελματίας της γραφής, είτε Dropbox, είτε Onedrive, είτε Google Drive, ο πιο εύκολος τρόπος να γράφεις, να μοιράζεσαι, να αποθηκεύεις ή να βλέπουν οι συνεργάτες σου, σε πραγματικό χρόνο τις αλλαγές που κάνεις, είναι μέσω Cloud.

Εάν δεν είσαι εξοικειωμένη/ος με τον όρο cloud, πρόκειται για την τεχνολογία εκείνη που σου επιτρέπει να αποθηκεύεις online τα αρχεία σου, σε προσωπικό σου χώρο στο internet και όχι στον υπολογιστή σου.

Κάποιες υπηρεσίες δημιουργούν αυτόματα backup αρχεία να τα έχεις ως αντίγραφα και στον υπολογιστή σου για σιγουριά, όμως σε γενικές γραμμές αυτού του είδους η cloud αποθήκευση σού χαρίζει χώρο και πρόσβαση από παντού. Οκ, αρκεί να έχεις -γρήγορη- σύνδεση.

Θα μπορούσα να σου παρουσιάσω όλες τις υπηρεσίες για cloud αποθήκευση, όμως επιλέγω να αναλύσω μόνο τα εργαλεία που χρησιμοποιώ και ξέρω, ώστε να είμαι πιο ακριβής. Έτσι λοιπόν, από το 2008 δουλεύω σχεδόν καθημερινά και αποκλειστικά με το Google Drive, – πρώην Google Docs – που πλέον περιλαμβάνει και αρκετά ακόμη πολύ χρήσιμα εργαλεία της Google*. Έχω δουλέψει και με dropbox όταν ήταν απαραίτητο για μεγάλα αρχεία, συνήθως περιοδικών, αλλά για να είμαι ειλικρινής δεν το βρήκα τόσο βολικό όσο το Drive*. Το Dropbox είναι τέλειο για επαγγελματίες της εικόνας που χρειάζονται μεγάλο αποθηκευτικό χώρο. Ας δούμε όμως ένα -ένα τα πλεονεκτήματα της μεθόδου αυτής λίγο πιο αναλυτικά.

Γιατί αποθηκεύω στα σύννεφα:

Γράφεις όποτε θες γιατί είναι προσβάσιμο από παντού

Είναι ο μόνος τρόπος να ανοίγεις το αρχείο σου από κάθε υπολογιστή, απ΄όπου κι αν βρίσκεσαι και να δουλεύεις τα αρχεία σου. Γράφεις όποτε και από όπου θέλεις, τη στιγμή που έχεις τη διάθεση ή την ανάγκη να το κάνεις.

Είναι διαθέσιμο όλο το αρχείο με τα γραπτά σου

Αντί να έχω μοιρασμένα διάφορα αρχεία σε πολλούς υπολογιστές ανάλογα την εποχή ή σε ποια συσκευή τα δουλεύω, έχω όλα, μα όλα τα αρχεία μου σε ένα σημείο και μπορώ να ανατρέξω σε αυτά όποτε θέλω. Σε μεγάλες δουλειές, αυτό είναι σωτήριο. Ειδικά στο δεύτερο βιβλίο μου που βγήκε πάνω από 300 σελίδες και η έρευνα κυριολεκτικά τόμοι ολόκληροι, αυτό ήταν τρομερά εξυπηρετικό. Σκέψου πως ακόμη κι αν είχα μισή ώρα ελεύθερη στο γραφείο για να γράψω, μπορούσα να ανοίξω 10 αρχεία παράλληλα και να έχω όλη την πληροφόρηση από έναν μόνο υπολογιστή, που μάλιστα δεν ήταν δικός μου αλλά της δουλειάς μου. Ειδικά για συγγραφείς, η cloud τεχνολογία, είναι πραγματικά ο καλύτερος τρόπος να δουλεύουν.

Είναι εύκολο να μοιραστείς τα γραπτά σου 

Με προσθήκη του email των χρηστών που θέλεις να προσκαλέσεις, μπορείς να δώσεις και σε άλλους πρόσβαση να δουν τα αρχεία σου χωρίς να χρειάζεται να στείλεις email και να επισυνάψεις αρχεία. Αυτό είναι επίσης τέλειο, ειδικά όταν κάποιος δεν έχει πολύ χώρο ή τα κατάλληλα προγράμματα για να ανοίξει τα αρχεία σου. Σκέψου μόνο πόσες φορές σού έχουν στείλει documents του open office (.odt) που δεν μπορείς με τίποτα να δεις. Ε, ό,τι αρχείο κι αν είναι, απλά αποθήκευσέ το στο Drive και τις πιο πολλές φορές θα ανοίξει. Ακόμη κι αν δεν, θα σου προτείνει τις λύσεις για να το μετατρέψεις και να το δεις. 😉

 

Είναι εφικτό να γράφεις σε ένα αρχείο ταυτόχρονα με άλλους

Αφού μοιραστείς το αρχείο, μπορείς να δώσεις δικαιώματα συγγραφής και σε άλλους χρήστες ώστε να δουλεύετε ταυτόχρονα πάνω σε ένα αρχείο. Μπορείς να το κάνεις αυτό με τον πελάτη σου για να βλέπει τα κείμενα και να σου γράφει παρατηρήσεις και διορθώσεις χωρίς να καθυστερείς, ή να το μοιραστείς με άλλους αρθρογράφους ή συγγραφείς και γενικά την ομάδα που πρέπει να δουλέψετε μαζί, ώστε να γίνει πιο γρήγορα η δουλειά. Ειδικά για αρθρογράφους και συντάκτες που οργανώνουν ύλη περιοδικών και websites με άρθρα που ανανεώνονται διαρκώς, το Google Drive είναι τρομερά εξυπηρετικό, ειδικά για να μοιράζεις άρθρα στους συνεργάτες ή για να προσθέτει ο καθένας τις ιδέες του για νέα άρθρα και κυρίως για να προγραμματίζεις το ημερολόγιο δημοσιεύσεων.

 

Είναι συνήθως δωρεάν (ή αν γράφεις πολύ είναι μια πολύ οικονομική λύση)

Ως τώρα δεν μου έχει κοστίσει τίποτε η χρήση και η αποθήκευση στο Drive και σκέψου πως τα τελευταία 5 χρόνια τουλάχιστον, το χρησιμοποιώ καθημερινά. Βέβαια, τα αρχεία μου είναι σχεδόν όλα αρκετά μικρά, περισσότερο σκέτα κείμενα δηλαδή και όχι φωτογραφίες ή παρουσιάσεις, αλλά και πάλι, ο χώρος αποθήκευσης που δίνεται είναι πολύ καλός. Ακόμη όμως κι αν τον εξαντλήσω μελλοντικά, δηλαδή τα 15GB που δίνονται δωρεάν για κάθε λογαριασμό, θα χρειαστεί να πληρώνω μόλις 1.5€ περίπου τον μήνα για ακόμη 100GB. Εννοείται πως όταν πρόκειται για μεγαλύτερες επιχειρήσεις και ανάγκες, έχει διάφορες τιμές που μπορεί κάποιος να επιλέξει.

 

Έχεις πάντα updated βιογραφικό 

Αντί να στέλνεις επισυναπτόμενα αρχεία σε αγγελίες ή σε όσους επιθυμούν να δουν το βιογραφικό σου , δημιουργείς ένα αρχείο στο Google Drive και απλά μοιράζεις κάθε φορά το link. Έτσι, μπορείς να το ενημερώνεις με κάθε νέο στοιχείο ή να το βελτιώνεις όσο και όποτε θες, ώστε όταν ο πελάτης σου το ξαναδεί ή όποιος έχει το link, να βλέπει πάντοτε το ενημερωμένο αρχείο.
Ναι, έχει και λίγα αρνητικά. Τσεκ:

 

Κόκινα κίτρινα πράσινα μπλε γράμματα

Όταν δουλεύεις μαζί με άλλους σε ένα αρχείο, θυμήσου να χρησιμοποιεί ο καθένας σας ένα διαφορετικό χρώμα χαρακτήρων, διότι θα είναι δύσκολο αλλιώς να παρακολουθήσεις τη συζήτηση και κάθε αλλαγή που έγινε.

 

Χωρίς σύνδεση δεν έχεις τίποτε

Τις φορές που δεν έχω σύνδεση, δεν έχω καμία πρόσβαση στα αρχεία μου και αυτό είναι μερικές φορές τρομακτικό αν σκεφτείς ότι εδώ στην Κύπρο το internet είναι πανάκριβο και πολύ πιο αργό από την Ελλάδα. Είναι δηλαδή σχεδόν συνηθισμένο να έχω να παραδώσω κείμενο σε δύο ώρες και ξαφνικά να κοπεί η σύνδεσή μου, ενώ ο πάροχος να με ενημερώσει ατάραχος πως μέχρι να έρθει το συνεργείο δεν μπορεί να κάνει κάτι. Συνήθως, παίρνει από ώρες μέχρι μέρες να φτιαχτεί. Βέβαια, άμα την έχεις πατήσει τόσο συχνά όσο εγώ, ό,τι απαιτεί άμεση παράδοση το κάνω backup στον υπολογιστή, ενώ φρόντισα για ένα υποτυπώδες 3G στο κινητό μου, για τις τρομερά επείγουσες καταστάσεις. Γενικά πάντως, αυτό δεν είναι μεγάλο θέμα με τόσα hotspots τριγύρω μας πια.

Λίγοι το ξέρουν και ακόμη λιγότεροι το χρησιμοποιούν

Όταν ένας συνεργάτης/πελάτης μου δεν έχει ιδέα από Google Drive, δυστυχώς θα πρέπει να αφιερώσω λίγο χρόνο να τον εκπαιδεύσω και σε κάποιες περιπτώσεις, ενδέχεται να είναι και αρνητικός ή πάρα πολύ άσχετος για να δουλέψουμε μαζί σε αυτό. Εάν όμως δεχτεί να συνεργαζόμαστε με αυτόν τον τρόπο, σύντομα το drive γίνεται το αγαπημένο του εργαλείο και για τα δικά του αρχεία.

Προσοχή όταν είναι ανοιχτό

Επειδή οτιδήποτε γράφεις δεν το σώζεις όπως στα συμβατικά προγράμματα, αλλά σώζεται μόνο του με κάθε αλλαγή που κάνεις, εάν πατηθεί κάτι κατά λάθος και δεν το πάρεις είδηση, σώζεται. Εάν το πάρεις χαμπάρι αργότερα, τότε δεν έχεις πρόβλημα γιατί μπορείς να δεις κάθε κείμενό σου σε οποιαδήποτε παλαιότερη ημερομηνία και να το επαναφέρεις. Παλιότερα βέβαια ήταν εφιάλτης καθώς δεν είχες πρόσβαση στο αρχικό.
Ας πούμε, ένα αρχείο excel που είχα σώσει με κωδικούς και νούμερα (μιλάω για τις εποχές της ασφάλειας), μου ‘χει τύχει πολλές φορές αντί για αντιγραφή να κάνω απόκοψη, να σωθεί η αλλαγή και όταν το συνειδητοποιώ (δηλ. την επόμενη φορά που χρειάζομαι την πληροφορία) δεν υπάρχει τρόπος να το ξαναβρώ. Βέβαια, αν το πάρεις έγκαιρα χαμπάρι, πατάς το undo και όλα καλά. Άρα θέλει λίγη προσοχή, και προσπάθησε να έχεις ανοιχτά μόνο τα αρχεία που χρησιμοποιείς.

Οργάνωσέ το καλά από την αρχή

Εάν σκοπεύεις να χρησιμοποιήσεις τέτοιου είδους εργαλεία για να γράφεις επαγγελματικά, κι επειδή σύντομα θα έχεις εκατοντάδες άρθρα σε κάθε αρχείο, η αρχειοθέτησή σου πρέπει να γίνει σωστά από την αρχή αλλιώς… θα χαθείς.
Ο τρόπος που εξυπηρετεί εμένα είναι ο εξής: πρώτα φτιάχνω ξεχωριστό φάκελο ανά πελάτη, μετά ανά δουλειά του και μετά ανά χρονιά. Έτσι, π.χ. για κάποιον με δύο διμηνιαία περιοδικά και ένα portal είναι εύκολο να βρω αμέσως τι έκανα ή τί να χρεώσω και πότε για κάθε δουλειά.
Γενικά, αν σου ακούγονται πρώτη φορά όλα αυτά, μάθε ότι πρόκειται για πανεύκολα στο χειρισμό τους εργαλεία, με περιβάλλον ίδιο με τα προγράμματα που ήδη χρησιμοποιείς, όπως το word και το excel, και πραγματικά χρήσιμα. Επίσης, σε πολλές αγγελίες για δουλειές, θα δεις πλέον ως απαραίτητο προσόν την γνώση του Drive.
Εννοείται αν εσύ χρησιμοποιείς κάποιο καλύτερο cloud εργαλείο για να δουλεύεις και να αποθηκεύεις, σχολιάζεις ασάπ!  🙂

 

Τέλος, αν θες να μάθεις κι άλλα για το τρομερά ενδιαφέρον cloud computing, δες τι λέει η Wiki (και όπως οι περισσότεροι όροι, θα το βρεις στα Αγγλικά και σε δεκάδες ακόμη γλώσσες αλλά όχι στα Ελληνικά, καθώς σπάνια κάποιος από εμάς θα αφιερώσει 30 λεπτά από το χρόνο του να μεταφράσει έστω τα βασικά μιας ερμηνείας – κρα!).
*το άρθρο αυτό δεν είναι διαφημιστικό.
*το πιθανότερο να το χρησιμοποιήσω ξανά διότι έμαθα πρόσφατα πως ενώ δουλεύεις δημιουργεί και ενημερώνει αυτόματα backups στον δίσκο σου ώστε να μην σε απασχολεί αν είσαι online ή offline αλλά άσε με πρώτα να το δω στην πράξη και θα σου πω.

3 Replies to “Αποθήκευσε και δούλεψε τα κείμενά σου σε Cloud”

  1. Συμφωνώ κι επαυξάνω!Αν και σε άλλο επαγγελματικό κλάδο από τον δικό σου το cloud μου είναι απαραίτητο,τόσο για επαγγελματική όσο και για προσωπική χρήση… Εγώ πλέον κρατάω και backup των φωτογραφιών από το κινητό μου στο σύννεφο… Ήμουν χρόνια χρήστης του Google Drive και πολύ πρόσφατα πέρασα στο OneDrive και οι δύο υπηρεσίες είναι εξίσου καλές κι εύχρηστες…

  2. Πολύ σωστά! Κι εγώ το προτιμώ για προσωπική χρήση! Α θα το δοκιμάσω το OneDrive τελικά, με έχουν πρήξει όλοι με αυτό. 🙂

  3. Στο google drive η δυνατότητα για offline πρέπει να ενεργοποιηθεί, ή τουλάχιστον εγώ πρέπει να την ενεργοποιώ (πάντα υπάρχει η περίπτωση να έχω κάνει κάποια πατάτα)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *