Δελτίο Τύπου: αν σε δυσκολεύει να το γράψεις, διάβασε μερικές συμβουλές

Αν σου αναθέτουν συχνά να γράψεις δελτία τύπου και σου φαίνονται δύσκολα, τότε δες μερικές συμβουλές για τη δομή, το ύφος και την αποτελεσματικότητα των δελτίων τύπου και θα τα γράφεις αμέσως, πολύ πιο εύκολα.

Είτε είσαι freelancer γραφιάς, είτε κειμενογράφος είτε γενικά δημιουργός περιεχομένου και θέλεις να γράψεις ένα σωστό δελτίο τύπου ξεκίνα από τα βασικά, όπως για παράδειγμα, το σκοπό τους.

Ο κύριος σκοπός λοιπόν, ενός δελτίου τύπου είναι να ενημερώσει το κοινό για ένα συγκεκριμένο γεγονός. Είναι με άλλα λόγια, ένα ενδιαφέρον νέο που πρέπει να γνωστοποιήσεις στο κοινό. Μπορεί να είναι μια εκδήλωση, ένα νέο προϊόν, μια συγχώνευση, δεν έχει σημασία. Ό,τι και να είναι, ο πρώτος σκοπός σου είναι να το κάνεις γνωστό και έμμεσα πάντοτε, μέσα από το κείμενό σου να διαφημίσεις την εταιρεία ή τη μάρκα.

Ως αναγκαία λοιπόν τα δελτία τύπου -και πλέον πολλά περισσότερα λόγω internet- σήμερα γράφονται από όλους. Από ιδιοκτήτες εταιρειών μέχρι γραμματείς και λογιστές. Ακριβώς γι’ αυτό, όταν κάποιος ακούει δελτίο τύπου σκέφτεται αποκλειστικά βαρετές ανακοινώσεις που κανείς δεν θέλει να διαβάσει. Όμως δεν θα έπρεπε. Εσύ, μπορείς να το κάνεις αλλιώς. Ας δούμε πως.

ΔΕΛΤΙΟ ΤΥΠΟΥ – ΟΙ ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΕΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΕΣ 

Προτού όμως πιάσω το δημιιουργικό κομμάτι των δελτίων τύπου – ω ναι, υπάρχει! – ας δούμε πρώτα τα στοιχεία του. Για να φτιάξεις λοιπόν το περίγραμμα ενός σωστού δελτίου τύπου, οφείλεις πρώτα να το δεις δημοσιογραφικά. Προτού το συντάξεις, δες εάν έχεις όλες τις απαντήσεις στα βασικά δημοσιογραφικά ερωτήματα μιας σωστής είδησης.

Σημείωσε βέβαια, πως μπορεί να μην έχουν νόημα όλες οι παρακάτω ερωτήσεις για κάθε δελτίο που οφείλεις να γράψεις, μα το βασικό εδώ, είναι να συγκεντρώσεις την πληροφορία σου σωστά ώστε να είσαι σε θέση να τη μεταδώσεις σωστά. Ένα δελτίο τύπου που αφορά μια εκδήλωση και δεν αναφέρει ή τον τόπο της εκδήλωσης, είναι λειψό και ερασιτεχνικό.

Βρες πρώτα τις απαντήσεις στις παρακάτω ερωτήσεις:

➡ Που έγινε το γεγονός;

➡ Πότε έγινε το γεγονός;

➡ Τι ακριβώς έγινε;

➡ Πως έγινε;

➡ Γιατί έγινε;

➡ Από ποιόν έγινε;

Τι υλικό υπάρχει από το γεγονός; Βίντεο, φωτογραφίες, δηλώσεις στελεχών, οτιδήποτε ίσως σου φανεί χρήσιμο.

Μικρό αλλά θαυματουργό: Εάν οι πελάτες σε ταλαιπωρούν με μισή πληροφορία, ετοίμασε ένα έτοιμο ερωτηματολόγιο ώστε να το στέλνεις προς συμπλήρωση κάθε φορά που σου αναθέτουν ένα δελτίο τύπου.
Τώρα που έχεις όλη την πληροφόρηση, πάμε να στήσουμε τη δομή του.

ΔΕΛΤΙΟ ΤΥΠΟΥ – Η ΔΟΜΗ 

Ένα δελτίο τύπου αποτελείται από τα εξής στοιχεία:

➡ Τίτλος

➡ Υπότιτλος

➡ Γεγονός

➡ Υπόβαθρο

➡ Στοιχεία επικοινωνίας και σύνδεσμοι

Σημείωση: ειδικά για τα ηλεκτρονικά μέσα, προσπάθησε να χωρίζεις τις ενότητες του δελτίου σου με μικρούς μεσότιτλους έτσι ώστε να κάνεις πιο ευανάγνωστο το κείμενο αλλά και για να είναι εύκολο για το χρήστη να το “σκανάρει” και βρει γρήγορα την πληροφορία που χρειάζεται περισσότερο. Π.χ. το τηλέφωνο, το website ή τη χρονιά ίδρυσης της εταιρείας.

Ας τα δούμε αναλυτικά:

➡ 1. Ο τίτλος 

Ο τίτλος είναι ίσως το βασικότερο σημείο του δελτίου σου. Όμως επειδή τα δελτία αφορούν κάτι πιο “επίσημο” που απευθύνεται και στον επιχειρηματικό κόσμο πέρα από τους καταναλωτές, ένας πολύ δημιουργικός τίτλος ίσως να κάνει κακό στην εικόνα της εταιρείας και τη σπουδαιότητα του γεγονότος.

Αν ας πούμε, μια κατασκευαστική εταιρεία θέλει ένα δελτίο τύπου για την κατασκευή ενός νέου συγκροτήματος κατοικιών, τότε το να γράψεις “μαζέψτε τα, μετακομίζουμε στον παράδεισο” θα είναι ίσως ο πιο άκυρος τίτλος για δελτίο τύπου και μάλλον πρέπει να φτιάξω έναν καφέ πριν συνεχίσω γιατί θα σε πάρω στο λαιμό μου. 🙂

Μια καλή τακτική για τον τίτλο που χρησιμοποιώ κατά κόρον είναι προτού γράψεις οτιδήποτε να ξεκινήσεις γράφοντας το όνομα της εταιρείας και έπειτα το γεγονός. Αυτό θα κολακεύσει πολύ την εταιρεία, θα δουλέψει ως keyword για τις online δημοσιεύσεις και τέλος, θα δώσει μεγαλύτερη βαρύτητα στο brand.
Ένα παράδειγμα τίτλου:
➡ Future Residences. Το νέο συγκρότημα κατοικιών από το μέλλον.

Σε κάθε περίπτωση, ο τίτλος σου πρέπει να περιέχει το όνομα της μάρκας ή της εταιρείας που εμπλέκεται καθώς και το γεγονός. Αν το θέλεις, μπορείς να ενσωματώσεις και κάποιο πλεονέκτημα αλλά με συγκρατημένο “επιχειρηματικό” λόγο.

Η μόνη περίπτωση που μπορείς να βάλεις έναν πιο “ελεύθερο” τίτλο είναι όταν χρησιμοποιείς ένα σλόγκαν ή μια ατάκα από την καμπάνια της εταιρείας.

Παράδειγμα:
➡ Είναι πολλά τα λεφτά Άρη” η νέα διαφημιστική εκστρατεία της εταιρείας Future Residences

➡ 2. Ο υπότιτλος 

Πρόκειται ίσως για την πιο σημαντική φράση του δελτίου σου καθώς από αυτήν θα επιλέξουν οι αναγνώστες εάν αξίζει τον κόπο να διαβάσουν το δελτίο τύπου ή όχι. Ο τίτλος δίνει το στίγμα, και ο υπότιτλος ένα “ζουμερό” preview όσων ακολουθήσουν. Διάβασε καλά την πληροφορία σου και απομόνωσε εκείνα τα στοιχεία του γεγονότος που είναι εντυπωσιακά. Σύνταξε 3-4 διαφορετικές προτάσεις που να αναφέρουν τα σημεία αυτά ως πλεονεκτήματα ή ακόμη, ως μια μικρή ιδέα από τα προνόμια. Για παράδειγμα:

Η Future Residences, μας ξεναγεί στα smart homes του αύριο που διαθέτει από σήμερα.
ή
Ένα έξυπνο σπίτι είναι πολλά περισσότερα απ΄ όσα φαντάζεστε. Δείτε πώς το φαντάστηκε και το υλοποίησε η Future Residences.
ή
Smart homes, Internet of Things, παθητική δόμηση και υψηλή αισθητική είναι μόνο μερικά από τα χαρακτηριστικά των πρώτων αληθινά καινοτόμων κατοικιών της Future Residences!

➡ 3. Το γεγονός

Εδώ, καλείσαι σε δύο, το πολύ τρεις παραγράφους να συμπυκνώσεις όλη την πληροφορία που έχεις. Θυμήσου πως όπως ένας δημοσιογράφος, το γεγονός που περιγράφεις θα πρέπει να απαντά σε όλες τις ερωτήσεις που το συνθέτουν.
Μόλις ολοκληρώσεις την σύνταξη του γεγονότος,  μπορείς να παραθέσεις εάν έχεις, δηλώσεις άλλων, είτε στελεχών είτε κομμάτια ομιλιών ή ότι άλλο υλικό έχεις.

Ακόμη, μπορείς να το εμπλουτίσεις αν θέλεις και με μία φωτογραφία. Αν βέβαια, έχεις περισσότερες φωτογραφίες, βίντεο ή οποιοδήποτε άλλο οπτικοακουστικό υλικό, ενημέρωσε τους αναγνώστες πως μπορούν να τις δουν στο τέλος του δελτίου και παρέθεσέ τις όλες, είτε με σύνδεσμο στο website της εταιρείας εάν θέλεις να της στείλεις traffic, είτε φτιάξε ένα carousel ή slide show και ζήτα από την ιστοσελίδα που θα το φιλοξενήσει να το προσθέσει κάτω από το δελτίο σου.

➡ 4. Το υπόβαθρο

Πάντοτε οφείλεις να ολοκληρώνεις ένα δελτίο τύπου με μια μικρή παράγραφο για την εταιρεία ή τη μάρκα που αφορά το δελτίο σου. Γράψε έναν μικρό μεσότιτλο και σύνταξε μια παράγραφο με λίγες πληροφορίες για αυτήν, που μπορείς να βρεις από τη σχετική ιστοσελίδα της ή να συντάξεις εσύ με τις σημαντικότερες πληροφορίες της πορείας της.

Ο μεσότιτλος μπορεί να είναι:

➡ Περισσότερα για την εταιρεία Future Residences
➡ Ποια είναι η  εταιρεία Future Residences
➡ Future Residences. Μια δεκαετία καινοτομιών
➡ Λίγα λόγια για την εταιρεία Future Residences

➡ 5. Στοιχεία επικοινωνίας και σύνδεσμοι

Πάρα πολλά δελτία τύπου τελειώνουν χωρίς να οδηγούν πουθενά και αυτό είναι ένα από τα σημαντικότερα λάθη. Αν σκεφτείς πως ο σκοπός του δελτίου είναι να κάνει γνωστό ένα επιχειρηματικό γεγονός, τότε το να αφήνεις μετέωρους τους δυνητικούς πελάτες να ψάχνουν στην Google για το website, το νέο προϊόν ή τον σύνδεσμο του event στο Facebook, καθιστά σχεδόν άχρηστο το δελτίο σου.

Για να αυξήσεις σημαντικά την αποτελεσματικότητά σου, πάντοτε στο τέλος, σε ξεχωριστό και ευδιάκριτο σημείο, φρόντισε να συγκεντρώνεις ό,τι στοιχεία έχεις. Τηλέφωνα, emails, διευθύνσεις και συνδέσμους, ώστε να οδηγήσεις τους χρήστες να επισκεφθούν το e-shop /να δουν την καμπάνια /να επικοινωνήσουν με την εταιρεία/ ή να αποδεχτούν την πρόσκληση μιας εκδήλωσης.

Ονόμασέ το Στοιχεία Επικοινωνίας ή Ακολουθήστε τον σύνδεσμο ή γενικά, χρησιμοποίησε όποιο άλλο CTA ταιριάζει καλύτερα με το θέμα του δελτίου σου και συνόψισε από κάτω τα στοιχεία σου.

Παραδείγματα:
➡ Για περισσότερες πληροφορίες, ακολουθήστε τον παρακάτω σύνδεσμο ή επικοινωνήστε με τη Future Residences μέσω τηλεφώνου ή email:
website: www.FutureResidences.gr | email: info@futureresidences.gr T. 11 70 70 
ή
➡ Μπείτε στο www.FutureResidences.gr για περισσότερες πληροφορίες ή καλέστε στο τηλέφωνο 117070. 
ή
➡ Στοιχεία Επικοινωνίας
Future Residences Κεντρικά Γραφεία 
Κορυτσάς 53, Αθήνα
www.FutureResidences.gr 
email: info@futureresidences.gr

T. 11 70 70 

Το… κάτι παραπάνω ενός επαγγελματικού δελτίου τύπου

Και εδώ να σταματήσεις να διαβάζεις, θα είσαι μια χαρά καθώς αυτοί ήταν οι βασικοί κανόνες για τη δόμηση ενός άρτιου δελτίου τύπου άρτιο. Έχεις λάβει υπόψη το σωστό “επαγγελματικό” ύφος, έχεις στήσει τον σκελετό, έχεις γράψει την πληροφορία.
Αν όμως ψάχνεις κάτι παραπάνω, αν δηλαδή θέλεις να γράφεις ενδιαφέροντα και λίγο διαφορετικά δελτία τύπου, τότε συνέχισε να διαβάζεις καθώς μπορούμε να το “γυαλίσουμε” λιγάκι με λίγες παραπάνω συμβουλές.

➡ Απόφυγε τις επαναλήψεις

Είναι συχνό φαινόμενο, συνήθως επειδή δεν έχουμε αρκετή πληροφορία, να επαλαμβανόμαστε για να γεμίσει η σελίδα.

Άλλες φορές πάλι, παίρνουμε την κακογραμμένη πληροφορία των πελατών μας και καθώς τα δελτία τύπου δεν είναι πολύ δημιουργικό γράψιμο -και συχνά βαριόμαστε να ασχοληθούμε, ξέρω- την προσθέτουμε όπως είναι μετά τον υπότιτλο, επιτρέποντας από ορθογραφικά μέχρι βαρετές επαναλήψεις.

Αν λοιπόν θέλεις το δελτίο σου να διαφέρει, μα η πληροφορία είναι ελλιπής, οφείλεις να ζητήσεις περισσότερα στοιχεία γύρω από το γεγονός που θα γράψεις. Εάν πάλι τη λάβεις έτοιμη, καλό είναι να την ξαναγράψεις ώστε να ταιριάζει στο υπόλοιπο δελτίο, στο ύφος που επιθυμείς και κυρίως να κόψεις τις επαναλήψεις.

➡ Μάθε που θα δημοσιευτεί

Μπορείς να γράψεις πολλές εκδοχές ενός δελτίου τύπου, έτσι ώστε κάθε ένα να “κλείνει το μάτι” σε διαφορετικά κοινά, ανάλογα την πλατφόρμα ή το έντυπο που θα τα φιλοξενήσει.

Στο παραπάνω παράδειγμα της κατασκευαστικής, θα μπορούσες να γράψεις το δελτίο σου για τα έξυπνα σπίτια απευθυνόμενη στο γυναικείο κοινό ενός γυναικείου περιοδικού μιλώντας για την εξοικονόμηση ενέργειας και τις τελευταίας τεχνολογίας ηλεκτρικές συσκευές που διαθέτουν.

Ή γράφοντας για το φίλαθλο κοινό ενός αθλητικού portal θα μπορούσες να επικεντρωθείς στην ηχομόνωση των έξυπνων σπιτιών και πόσο δυνατά θα μπορούσαν να παρακολουθήσουν τον αγαπημένο τους αγώνα. Ή και όχι. Κατάλαβες πάντως. 🙂
Πάντως, οι πελάτες σου θα εκτιμήσουν αρκετά το γεγονός πως αντί για ένα απλό δελτίο, εσύ έγραψες πολλά δελτία προσαρμοσμένα στις ανάγκες διαφορετικών κοινών.

➡ Στα δελτία τύπου το μέγεθος μετρά

Εκτός από τις πολύ σπάνιες περιπτώσεις που επιβάλλεται να δημοσιευτεί μεγάλος όγκος πληροφορίας, ή οφείλεις να συμπεριλάβεις κατά γράμμα την ακριβή μετάφραση ενός μεγάλου δελτίου τύπου που ήδη δημοσιεύτηκε σε άλλη χώρα, υπό κανονικές συνθήκες λοιπόν, το μέγεθος των δελτίων σου δεν πρέπει να ξεπερνά τις 300 λέξεις.

Πρώτον, γιατί ελάχιστοι θα διαβάσουν ένα μεγαλύτερο κείμενο, δεύτερον διότι το κοινό είναι εκπαιδευμένο σε αυτά τα μεγέθη δελτίων και δεν θέλεις να τους κουράσεις και τρίτον, διότι ένα κείμενο έως 300 λέξεις είναι υπεραρκετό να ενσωματώσει καθαρά και αποτελεσματικά την πληροφορία που θέλεις να μεταδώσεις χωρίς να γίνεται κουραστικό.

➡ Τρέξε εσύ το δελτίο σου

Πολλές φορές στέλνω μόνη μου τα δελτία τύπου στα μέσα, είτε για να διαπραγματευτώ καλύτερη τιμή για τους πελάτες μου, είτε για να έχω πρόσβαση στα στατιστικά τους. Εάν αναλάβεις αυτήν την υποχρέωση τότε αναλαμβάνεις και την υποχρέωση να φτιάξεις και μια αναφορά για τα αποτελέσματα του δελτίου σου.

Για μικρότερους πελάτες που δεν έχουν το χρόνο ή τις γνώσεις να ασχοληθούν με τη δημοσίευση των δελτίων, είναι μια πολύ χρήσιμη υπηρεσία να αναλάβεις εσύ και τα μέσα. Μπορείς να τη χρεώσεις επιπλέον, ενώ θα δεις από πρώτο χέρι ποια κείμενά σου δουλεύουν καλύτερα, πόσοι επισκέφθηκαν τις σελίδες των πελατών σου και γενικά, ποια δελτία σου είναι περισσότερο αποτελεσματικά.

Αυτό ήταν!

Αν θέλεις να εξασκηθείς, γράψε μερικά δελτία τύπου ενώ αν θέλεις πιο “επαγγελματικές” γνώμες ή ιδέες βάλε ένα στα σχόλια ή στο γκρουπ των γραφιάδων του Live Write Earn και θα σου πούμε τί πιστεύουμε.

Αφήστε μια απάντηση

Η ηλ. διεύθυνση σας δεν δημοσιεύεται. Τα υποχρεωτικά πεδία σημειώνονται με *